Dit is het Privacy Statement van Nij Geertgen Centrum voor vruchtbaarheid bv. Om u goede en professionele zorg te bieden, verwerkt Nij Geertgen uw persoonsgegevens.
Nij Geertgen vindt een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Nij Geertgen veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.
Waarom hebben wij een Privacy Statement?
We hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u onze website bezoekt verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie.
Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door een derde met Nij Geertgen worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.
Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerken in het kader van onze dienstverlening.
Van wie verwerkt Nij Geertgen persoonsgegevens?
Van alle personen met wie we contact hebben, of die onze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Nij Geertgen Centrum voor vruchtbaarheid bv. De verantwoordelijke Functionaris Gegevensbescherming is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.
Waarvoor gebruikt Nij Geertgen uw persoonsgegevens?
Nij Geertgen mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:
- uw toestemming;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
- de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van u of van een ander natuurlijk persoon te beschermen.
- de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Nij Geertgen, waarbij uw belang niet prevaleert.
Wij verwerkten uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:
Goede zorgverlening
In het kader van een goede en professionele zorgverlening registreren wij uw naam en adresgegevens, uw contactgegevens en alle informatie van verwijzer, huisarts, en apotheker die ons in staat stelt de juiste en veilige zorg te bieden. Ook vragen wij uw legitimatiebewijs. We maken nooit een kopie, maar noteren het type document (paspoort, rijbewijs, vreemdelingendocument, identiteitskaart) waarmee u zich heeft geïdentificeerd en documentnummer. Ook noteren we uw Burgerservicenummer (BSN) in ons elektronisch patiëntendossier.
Bij een eerste bezoek aan de kliniek vragen we of we een foto van u mogen maken voor in het patiëntdossier, zodat alle zorgverleners die bij uw behandeling betrokken zijn, snel kunnen zien of zij de juiste patiënt voor zich hebben.
Vervolgens vragen wij u uiteenlopende informatie over uw kinderwens, medicijngebruik, beroep, levensstijl (roken, alcohol- en drugsgebruik), etc. Ook verblijf in een buitenlands ziekenhuis valt hieronder. Dit noemen we de anamnese en doen we om een goede inschatting te kunnen maken van de beste behandeling, de risico’s en de verwachtingen.
Alle zorgverleners die direct betrokken zijn bij uw behandeling, hebben toegang tot deze gegevens. Daar hoort ook alle informatie bij afkomstig van laboratorium en onderzoeksgegevens.
Indien u geen bezwaar maakt, sturen wij uw huisarts/verwijzer een brief met de uitgevoerde behandelingen en/of advies voor verdere zorgverlening. Nij Apotheek sturen wij een recept voor medicatie als dat nodig is. Deze informatie wordt via onze interne e-mailsystemen gecommuniceerd/ op papier aan u meegegeven.
Soms worden beeld- en geluidopnamengemaakt in het kader van de zorgverlening aan patiënten. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om telefoongesprekken, opnamen met bewakingsapparatuur en opnamen in het kader van de behandeling. Deze opnames vallen onder het medisch beroepsgeheim. Gebruik van deze opname voor andere doeleinden doen we alleen met uw schriftelijke toestemming.
Patiënten kunnen indien zij dat wensen geluidsopnamen maken van het gesprek met de arts. Deze opname is strikt persoonlijk en mag niet op social media of online worden gezet. Patiënten moeten voor het gesprek aan de arts melden dat zij het gesprek willen opnemen.
Declaratie naar zorgverzekeraar
Voor een correcte declaratie van de behandeling naar uw zorgverzekering vragen wij uw BSN-nummer en polisnummer. Onze medewerkers van de zorgadministratie controleren uw NAW-gegevens, de verwijzing, de registraties van de uitgevoerde behandelingen en sturen dan de declaraties naar uw zorgverzekering (indien wij daarmee contractafspraken hebben). Hebben wij geen contract met uw zorgverzekeraar dan ontvangt u de declaraties persoonlijk.
Als een zorgverzekeraar de juistheid en rechtmatigheid van declaraties wil onderzoeken en dit niet lukt op anonieme wijze of met uw toestemming, dan mag de medische adviseur van de verzekeraar aan de hand van een zorgvuldige procedure uw dossier inzien. Hierbij zijn zij verplicht te werken volgens het protocol materiële controle van Zorgverzekeraars Nederland.
Meten van behandelresultaten en ervaringen
Wij vragen u vooraf toestemming om mee te doen met (digitale) onderzoeken waarmee we effect van de behandeling meten en uw ervaringen. Door middel van een verwerkersovereenkomst met de externe partijen die deze onderzoeken uitvoeren is uw privacy gewaarborgd.
Wetenschappelijk onderzoek
Voor deelname aan wetenschappelijk onderzoek wordt vooraf uw schriftelijke toestemming gevraagd.
Interne en externe kwaliteitscontrole
Onze kliniek wordt jaarlijks bezocht door een extern auditor die controleert of we aan de kwaliteitseisen van het ISO9001-2015 keurmerk voldoen. Inzage in patiëntdossiers maakt deel uit van deze kwaliteitsaudit. Wij geven alleen inzage in dossiers waarvan de patiënt vooraf specifiek schriftelijk toestemming heeft gegeven. Dit is ook het geval bij kwaliteitsvisitaties door de beroepsgroep van de medisch specialisten.
Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd kan aangekondigd en onaangekondigd inspecties uitvoeren in de kliniek. Op grond van wettelijke taak voor de Inspectie is hiervoor geen toestemming nodig van de patiënt, desondanks streven wij ernaar deze zoveel mogelijk anoniem te presenteren. De inspecteurs van IGJ hebben een beroepsgeheim.
Klachten en geschillen
Het kan zijn dat voor de afhandeling van klachten een externe klachtenfunctionaris of de geschillencommissie ingeschakeld moet worden. Indien zij een afschrift van uw dossier met relevante informatie nodig hebben vragen wij eerst uw specifieke, schriftelijke toestemming.
Incidenten, calamiteiten en bijzondere situaties
Voor een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de zorg is het van belang om onbedoelde gebeurtenissen tijdens het zorgproces, die tot schade aan de patiënt hebben geleid of zouden kunnen leiden (‘incidenten’), te melden en te analyseren. Dit noemen we ook het VIM-systeem (Veilig Incidenten Melden) .
Op grond van de wet mag een arts wel zonder toestemming van de patiëntgegevens beschikbaar stellen die nodig zijn om het incident te onderzoeken. De gegevens in het meldsysteem zijn niet openbaar, ook niet voor de patiënt. De gegevens kunnen alleen gebruikt worden door de personen die het incident behandelen. Het rapport van de bevindingen is voor intern gebruik; de patiënt krijgt geen kopie en heeft geen recht op inzage in dit rapport. U wordt geïnformeerd over een ernstig incident of calamiteit en de melding daarvan, dit wordt ook vastgelegd in uw dossier.
Ernstige calamiteiten zijn wij verplicht te melden bij Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd, hiervoor vragen wij geen toestemming. De IGJ kan ons verzoeken om een onderzoek uit te voeren. Bij mogelijke uitbraak van infectieziekten zijn wij verplicht uw gegevens door te geven aan de GGD. Incidenten die betrekking hebben op weefselverlies moeten wij melden bij TRIP.
Prikaccident is een verzamelnaam voor prik-, snij-, bijt-, spat- of krabongevallen, waarbij iemand in contact komt met het bloed of lichaamsvloeistof van een ander. Situaties waarbij onze medewerkers per ongeluk onbeschermd contact hebben met bloed, worden gemeld aan Prikpunt. Wij vragen dan uw medewerking om uw bloed te laten testen op o.a. besmetting met bijvoorbeeld hepatitis B, hepatitis C of HIV. Uitslagen van dit onderzoek worden vastgelegd in het elektronisch patiëntendossier.
Nij Geertgen is verplicht bij een vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld, deze te melden bij Veilig Thuis (voorheen het Advies en meldpunt Kindermishandeling (AMK)). Uitgangspunt voor een melding is ons protocol “Huiselijk geweld en kindermishandeling”.
Wettelijk verplichtingen
Soms zijn we verplicht om uw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan de NZa, politie en justitie, de FIOD-ECD. We controleren dan eerst het doel en controleren of deze aan de wet gestelde eisen voldoet. Wij volgen hierbij ook de door de artsenfederatie KNMG (Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst) opgestelde richtlijnen.
Marketing en communicatie
De gegevens uit het contactformulier worden middels een interne e-mail zichtbaar gemaakt en ook als zodanig verwerkt. Indien noodzakelijk worden de gegevens vastgelegd in het elektronisch patiëntendossier.
Het intakeformulier wordt middels een interne e-mail zichtbaar gemaakt en ook als zodanig verwerkt. De gegevens worden vastgelegd in het elektronisch patiëntendossier.
Nij Geertgen vermeldt in haar berichtgeving op social media geen persoonlijke gegevens.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201
Veilig
Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Nij Geertgen passende technische en organisatorische maatregelen. Hierbij is het uitgangspunt de normen uit de NEN7510 informatiebeveiliging. Wij hebben beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.
Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Nij Geertgen niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.
Onze elektronische zorgsystemen, waarin uw medische gegevens staan, zijn op verschillende wijze beveiligd met o.a. toegangsbeperkingen, logging, etc. Wij werken zoveel mogelijk met systemen en partijen die voldoen aan de eisen van de NEN7510/ISO 27001. Ook zorgen we voor maatregelen tegen verlies van gegevens zoals back-ups, tegen brand en verlies of diefstal. Papieren dossiers worden opgeslagen in afgesloten kasten en ruimten. Voor medewerkers en ingehuurde derden hebben we een gedragscode opgesteld. Kliniek wordt periodiek onderworpen aan privacy en security audits. Enkele medewerkers zijn geschoold in voorkomen van beveiligingsincidenten en gebruik van de meldcode datalekken in het geval er ondanks alle maatregelen toch misbruik is gemaakt van uw gegevens.
Melden van incidenten persoonsgegevens
Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.
Vertrouwelijk
We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Al onze medewerkers zijn daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door ons worden ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.
Hoelang bewaren we uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.
Verstrekken aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven.
Nij Geertgen kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verlenen wij onze medewerking.
Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie
Nij Geertgen zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.
Persoonlijk contact met Nij Geertgen
Veel contacten tussen u en Nij Geertgen verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail of Social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.
Op verschillende manieren contact
Steeds vaker hebben patiënten via e-mail, Sociale media (Facebook, Twitter) of via onze website contact met ons. Ook sms en chatten wordt ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook van ons. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door ons worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.
Bellen met Nij Geertgen
Als u ons belt of wij u bellen kunnen we het telefoongesprek opnemen. Dat kunnen we doen om onze medewerkers te kunnen trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat we u beter van dienst kunnen zijn.
Bezoek aan onze website
Als u onze website bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.
Wat doen we met uw IP-adres?
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Uw IP-adres wordt bij ons geregistreerd.
Wat doen we met uw bezoekgegevens?
Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door onze website klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.
Wat doen we met cookies?
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen.
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Wat zijn uw rechten?
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.
Inzage in uw gegevens
Bent u patiënt van Nij Geertgen en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn, dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.
Recht op rectificatie
U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.
Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.
Wanneer wij inhoudelijk niet eens zijn met de correctie, bieden wij u de mogelijkheid om een verklaring toe te voegen aan uw medisch dossier.
Recht op gegevensuitwisseling
Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking
Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons onrechtmatig is.
Recht van bezwaar
Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door ons kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Als er sprake is van een complex verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd. De patiënt zal binnen één maand na het verzoek bericht krijgen over de verlenging.
Als een verzoek tot vernietiging van gegevens of het dossier wordt gehonoreerd, wordt hiervan apart melding gemaakt in het bestand verwijderingsverzoeken. Dit bestand wordt beheerd door de functionaris gegevensbescherming. Informatie uit het bestand wordt niet aan derden verstrekt, tenzij dit nodig is voor verdediging van een belang in rechte of als het dossier wordt gevorderd door een bevoegde instantie. In dit soort gevallen vindt voorafgaand aan het geven van een reactie eerst overleg plaats met een jurist. Persoonsgegevens kunnen voor dit doel langer bewaard worden.
Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
Over dit privacy statement
Nij Geertgen kan dit Privacy Statement aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.
Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op:
Nij Geertgen Centrum voor vruchtbaarheid bv
Ripseweg 9
5424 SM Elsendorp
E-mail: info@nijgeertgen.nl
